Nueva York agrega un paso que casi ningún otro estado exige y que sorprende a todo el que lo hace por primera vez: un documento notarizado no puede ir directo al Department of State. Antes necesita la certificación del County Clerk del condado donde está certificado ese notary public — no donde se firmó, ni donde vive quien firma.
El condado lo define el notary public, no la firma
El Department of State autentica la certificación del County Clerk, y el County Clerk solo puede certificar a los notaries public cuya firma está registrada en ese condado. Por eso la ruta la define dónde está certificado el notary public.
En la ciudad esto ocurre todo el tiempo, porque es común rendir el examen en un condado y trabajar en otro. Un documento firmado en una oficina de Manhattan ante un notary public certificado en Kings County va al County Clerk de Kings County, no al de New York County. Equivocarse cuesta un día entero.
Pregúntele al notary public en qué condado está certificado antes de firmar. Son diez segundos y definen toda la ruta. Nosotros lo confirmamos en cada documento que presentamos.
Qué revisa el estado
No el contenido del documento, sino la cadena de certificaciones. La cláusula notarial debe estar completa, con firma original, sello y los datos de la comisión, y debe llevar adjunta la certificación del County Clerk. La tarifa es de $10 por documento, más lo que cobre el County Clerk.
Se rechazan las fotocopias, las cláusulas incompletas, las comisiones vencidas a la fecha de la firma y los sellos ilegibles.
Cómo redactarlo para que no lo rechacen allá
- Documento bilingüe. Muchos países quieren el texto en español junto al inglés. La cláusula notarial sigue en inglés; el formato a dos columnas resuelve ambas exigencias.
- Datos de identificación. Notarías y registros suelen exigir pasaporte o cédula del poderdante y del apoderado.
- Facultades específicas. Los poderes generales amplios se rechazan con frecuencia en América Latina y en Italia. Enumérelas.
- Inmuebles. Incluya la descripción legal exacta y la referencia registral.
Pida al abogado o a la notaría que recibirá el poder su modelo antes de firmar. Nosotros revisamos la parte de Nueva York; el contenido lo define quien lo recibe.
Otros documentos notarizados
La misma cadena rige para declaraciones juradas, certificados de soltería, permisos de viaje de menores, actas societarias y cartas de autorización: notarización, County Clerk, apostilla del Department of State, $10 cada uno.
¿Por qué necesito la certificación del County Clerk?
Porque el Department of State autentica firmas de funcionarios del estado y de los County Clerks. La firma de un notary public la verifica el County Clerk del condado donde ese notary public está certificado, y la apostilla se emite sobre esa certificación.
¿A qué County Clerk tengo que ir?
Al del condado donde está certificado el notary public, no donde se firmó el documento. Es muy común que estén certificados en un condado distinto al que trabajan.
¿Cuánto cuesta?
$10 por documento al Department of State, más unos pocos dólares del County Clerk y el costo de la notarización.
¿El documento tiene que estar en inglés?
El documento no. La cláusula notarial sí. Los documentos bilingües a dos columnas son habituales.
¿Se puede hacer todo en un día?
En la ciudad de Nueva York suele poderse, si el notary public está certificado en el condado correcto y el formulario está completo. El servicio del mismo día tiene un límite de diez documentos por persona.
Documentos de Nueva York, presentados en ventanilla
Díganos el documento y el país de destino. Verificamos toda la cadena de certificaciones antes de presentar nada, le damos el total exacto y lo entregamos en persona.
Iniciar un pedido Hacer una preguntaLlame al (760) 469-2997 o escriba a submissions@federalapostille.org.
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